Ma Trận Eisenhower – Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Khám phá 4 “Góc phần tư” năng suất

Góc phần tư thứ nhất

Góc phần tư thứ nhất chính là những nhiệm vụ quan trọng, khẩn cấp nên cần phải quyết ngay. Các nhiệm vụ thường chiếm 15-20% quỹ thời gian của bạn. Ở góc này, bạn sẽ thêm những nhiệm vụ giá trị, nếu không thực hiện thì bạn không thể đạt được mục tiêu, thậm chí gây ra nhiều ảnh hưởng đến các vấn đề xung quanh.

Một số yếu tố xác định nhóm công việc ở góc phần tư thứ nhất gồm:

• Công việc đến bất ngờ, không nằm trong dự đoán.
• Công việc lặp lại, có thể biết trước nó sẽ xảy ra.
• Công việc chưa xử lý dù nó đang gần đến hạn.

Để kiểm soát được công việc cho nhóm này bạn cần có kế hoạch thực hiện mỗi ngày, mỗi tuần hoặc mỗi tháng, không nên trì hoãn quá nhiều lần. Khi hoàn thành được những nhiệm vụ khó khăn này, bạn sẽ có động lực để tiếp tục thực hiện các công việc khác, đồng thời tăng tính kỷ luật khi làm việc. Qua đó, bạn cũng giảm được tối đa  những rủi ro với các nhiệm vụ cấp bách và đạt được hiệu quả công việc tốt hơn.

Góc phần tư thứ 2

Nhiệm vụ ở góc phần tư thứ 2 trong ma trận Eisenhower sẽ ảnh hưởng đến sự thành công cũng như các mục tiêu dài hạn. Do đó, bạn cần lập kế hoạch cụ thể mà mất nhiều thời gian để thực hiện (khoảng 62-65%). Đây sẽ là nhiệm vụ được dành nhiều thời gian nhất và thực hiện khi các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất đã hoàn thành.

Tùy nhiệm vụ và mức độ quan trọng khác nhau mà bạn cần phân bố thời gian hợp lý để có hướng giải quyết phù hợp. Hãy nhớ rằng công việc có mức độ quan trọng càng cao thì thời gian cần để hoàn thành sẽ càng nhiều. Khi làm việc này, nhiều người gặp phải tình trạng không biết điều gì là quan trọng và đặt mục tiêu tương lai như thế nào để có thể sắp xếp thời gian thực hiện. Do đó bạn thường cố gắng bám đuổi, giải quyết những tình huống khẩn cấp nhưng chưa tìm được giá trị cốt lõi để theo sát mục tiêu.

Góc phần tư thứ 3

Góc phần tư thứ 3 thể hiện những công việc khẩn cấp nhưng không quá quan trọng, thường chiếm 10-15% quỹ thời gian để hoàn thành. Với nhóm này bạn cũng có thể xem xét ủy quyền cho người khác thực hiện nếu không có đủ thời gian vì các nhiệm vụ này sẽ không ảnh hưởng quá nhiều đến mục tiêu dài hạn.

Các nhà quản trị đa số đều thực hiện ủy quyền công việc cho người khác, đặc biệt là những công việc không quá quan trọng sẽ giao cho cấp dưới xử lý. Điều này giúp cấp dưới có thêm kỹ năng để quản lý, xử lý công việc, trong khi đó nhà quản trị sẽ có thêm thời gian để thực hiện các công việc khác quan trọng hơn.

Những dấu hiệu của công việc khẩn cấp nhưng không quá quan trọng:

• Công việc phát sinh.
• Những công việc được người khác ủy quyền giải quyết.
• Các công việc liên quan đến trả lời tin nhắn, email, gửi thư

Góc phần tư thứ 4

Những công việc không quan trọng cũng không cần thiết sẽ được xếp vào góc phần tư thứ 4, ví dụ như: Lướt web, tham gia hoạt động giải trí… Những điều này không giúp ích cho mục tiêu dài hạn nhưng được sử dụng sau khi hoàn thành những nhiệm vụ ở góc phần 1 thứ 1, 2, 3 bằng cách giải trí, thư giãn…. Tuy nhiên bạn chỉ nên dành khoảng 5% quỹ thời gian cho các hoạt động này hoặc loại bỏ chúng để tránh ảnh hưởng đến tiến độ các công việc khác.